Datenschutzerklärung für Autoren

Information nach Art. 13 DSGVO für Autoren

Mit dieser Datenschutzerklärung klären wir Sie darüber auf, wie wir Ihre Autorendaten verarbeiten. Wir kommen damit unserer Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO Ihnen gegenüber nach.

A. Name und die Kontaktdaten des datenschutzrechtlich Verantwortlichen

Walter de Gruyter GmbH
Genthiner Straße 13
D-10785 Berlin / Germany

Tel: +49 30 260 05-0
Fax: +49 30 260 05-251
E-Mail: info@degruyter.com

B. Datenschutzbeauftragter:

Thorsten Feldmann
JBB Rechtsanwälte
Christinenstraße 18/19
10119 Berlin
E-Mail: datenschutz@degruyter.com

C. Autoren und Herausgeberverwaltung bei einer Buchveröffentlichung

Wenn Sie einen Autoren- oder Herausgebervertrag über die Veröffentlichung eines Buchs mit uns abgeschlossen haben, verarbeiten wir Ihre Daten in der nachfolgend beschriebenen Art und Weise.

I. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten von Ihnen die folgenden Daten:

• Name
• Postalische Adresse (privat)
• Postalische Adresse (Institut)
• Telefonnummer
• Fax
• E-Mail-Adresse
• Bankdaten
• Steuernummer
• Angabe, ob MwSt.-pflichtig
• abweichende Adressen von Rechnungsadresse
• Lieferadresse
• buchhalterische Informationen
• Mahnstufen
• Druckkostenzuschüsse

II. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitungen

Diese Daten verwenden wir für die allgemeine Autoren- und Herausgeberverwaltung mit dem Zweck der Buch- oder Beitragsveröffentlichung. Konkret umfasst dies die Vertragserstellung, Auszahlung, und allgemeine Erfüllung des Verlagsvertrags. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in Art. 6 Abs. 1 lit.b) DS-GVO.

Schließlich archivieren wir Ihre Daten für buchhalterische und steuerliche Zwecke. Dies erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 147 AO, 257 HGB.

III. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden zum Zweck der Autoren- und Herausgeberverwaltung von den folgenden Abteilungen innerhalb von De Gruyter verarbeitet:

• Abteilung Lektorat
• Abteilung Publishing Management
• Abteilung Herstellung
• Abteilung Buchhaltung
• Abteilung Fulfillment
• Abteilung IT
• Abteilung Sales/Marketing
• Abteilung Rechte und Lizenzen

Zudem übermitteln wir, soweit dies erforderlich ist, die Daten an externe Stellen. Dazu gehören unsere technischen Dienstleister, aber auch:

• Freie Mitarbeiter
• Peer-Reviewer
• Versanddienstleister
• Auslieferungsdienstleister
• Druckereien und Satzdienstleister
• Tochterunternehmen von De Gruyter

IV. Übermittlungen in ein Drittland

Es finden Übermittlungen in die Vereinigten Staaten von Amerika statt. Maßgeblich übermitteln wir Daten an unsere Tochterfirma De Gruyter Inc. in den USA.

V. Speicherdauer

Die folgenden Daten werden für die Laufzeit des zugrundeliegenden Autoren- oder Herausgebervertrags und nach dessen Ende für eine Dauer von 11 Jahren und 6 Monaten gespeichert:

• Name
• Postalische Adresse (privat)
• Postalische Adresse (Institut)
• Telefonnummer
• Fax
• E-Mail-Adresse
• Bankdaten
• Steuernummer
• Angabe, ob MwSt.-pflichtig
• abweichende Adressen von Rechnungsadresse
• Lieferadresse
• buchhalterische Informationen
• Mahnstufen

Die folgenden Daten werden für die Laufzeit des zugrundeliegenden Autoren- oder Herausgebervertrags und nach dessen Ende für eine Dauer von 4 Jahren und 6 Monaten gespeichert:

• Druckkostenzuschüsse

D. Publikation eines Zeitschriftenartikels

Wenn Sie einen Autorenvertrag über die Veröffentlichung eines Zeitschriftenartikels mit uns abgeschlossen haben, verarbeiten wir Ihre Daten in der nachfolgend beschriebenen Art und Weise.

I. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten von Ihnen die folgenden Daten:

• Name
• Postalische Adresse
• Telefonnummer
• Fax
• E-Mail-Adresse
• Fachkompetenzen/Arbeitsgebiete
• Kontodaten im Fall der Übermittlung von Open Access Gebühren oder Honorarausschüttung

II. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitungen

Diese Daten verwenden wir für die Veröffentlichung Ihres Zeitschriftenartikels. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in Art. 6 Abs. 1 lit.b) DS-GVO.

Schließlich archivieren wir Ihre Daten für buchhalterische und steuerliche Zwecke. Dies erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 147 AO, 257 HGB.

III. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden von den folgenden Abteilungen innerhalb von De Gruyter verarbeitet:

• Redakteure
• Abteilung Herstellung
• Abteilung IT
• Abteilung Marketing
• Abteilung Fulfillment
• Abteilung Accounting (im Fall der Übermittlung von Open Access Gebühren oder Honorarausschüttung)

Zudem übermitteln wir, soweit dies erforderlich ist, die Daten an externe Stellen. Dazu gehören unsere technischen Dienstleister, aber auch:

• freiberufliche Mitarbeiter von Redaktionen
• Herausgeber
• wissenschaftliche Berater (Kuratorium, Beirat, Advisory Boards)
• Tochterunternehmen von De Gruyter

IV. Übermittlungen in ein Drittland

Es finden Übermittlungen in die Vereinigten Staaten von Amerika statt. Maßgeblich übermitteln wir Daten an unsere Tochterfirma De Gruyter Inc. in den USA.

V. Speicherdauer

Die folgenden Daten werden für die Laufzeit des zugrundeliegenden Vertrags und nach dessen Ende für eine Dauer von 11 Jahren und 6 Monaten gespeichert:

• Name
• Postalische Adresse
• Telefonnummer
• Fax
• E-Mail-Adresse

Die folgenden Daten werden für die Laufzeit des zugrundeliegenden Vertrags und nach dessen Ende für eine Dauer von 4 Jahren und 6 Monaten gespeichert:

• Fachkompetenzen/Arbeitsgebiete  

E. Erstellung eines Manuskripts für eine Online Datenbank

Wenn Sie bei uns ein Manuskript in unserer Online Datenbank veröffentlichen wollen, verarbeiten wir Ihre Daten in der nachfolgend beschriebenen Art und Weise.

I. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten von Ihnen die folgenden Daten:

• Name
• Postalische Adresse
• Telefonnummer
• Fax
• E-Mail-Adresse

II. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitungen

Diese Daten verwenden wir für die Veröffentlichung eines Datenbankartikels oder -eintrags. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in Art. 6 Abs. 1 lit.b) DS-GVO. Zudem halten wir Ihre Daten vor, um Sie ggf. für die Erstellung eines neuen Artikels oder Beitrags zu kontaktieren. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in Art. 6 Abs. 1 f) DSG-VO. In dem genannten Zweck findet sich auch zugleich unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.

Schließlich archivieren wir Ihre Daten für buchhalterische und steuerliche Zwecke. Dies erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 147 AO, 257 HGB.

III. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden von den folgenden Abteilungen innerhalb von De Gruyter verarbeitet:

• Redakteure und Setzer
• Herstellung
• IT
• Abteilung Marketing

Zudem übermitteln wir, soweit dies erforderlich ist, die Daten an externe Stellen. Dazu gehören unsere technischen Dienstleister, aber auch:

• freiberufliche Mitarbeiter von Redaktionen
• Herausgeber
• wissenschaftliche Berater (Kuratorium, Beirat)
• Tochterunternehmen von De Gruyter

IV. Übermittlungen in ein Drittland

Es finden Übermittlungen in die Vereinigten Staaten von Amerika statt. Maßgeblich übermitteln wir Daten an unsere Tochterfirma De Gruyter Inc. in den USA.

V. Speicherdauer

Die Daten werden für die Laufzeit des zugrundeliegenden Vertrags und nach dessen Ende für eine Dauer von 11 Jahren und 6 Monaten gespeichert. 

F. Erstellung eines Lexikonbeitrags

Wenn Sie für eines unserer lexikalischen Werke einen Lexikonbeitrag erstellen, verarbeiten wir Ihre Daten in der nachfolgend beschriebenen Art und Weise.

I. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten von Ihnen die folgenden Daten:

• Name
• Postalische Adresse
• Telefonnummer
• Fax
• E-Mail-Adresse
• Bankdaten
• Buchhalterische Informationen
• Mahnstufen
• Liefersperren

II. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitungen

Diese Daten verwenden wir für die Veröffentlichung eines Lexikoneintrags. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in Art. 6 Abs. 1 lit.b) DS-GVO. Zudem halten wir Ihre Daten vor, um Sie ggf. für die Erstellung eines neuen Artikels oder Beitrags zu kontaktieren. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in Art. 6 Abs. 1 f) DSG-VO. In dem genannten Zweck findet sich auch zugleich unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.

Schließlich archivieren wir Ihre Daten für buchhalterische und steuerliche Zwecke. Dies erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 147 ff. AO, 257 HGB.

III. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden von den folgenden Abteilungen innerhalb von De Gruyter verarbeitet:

• Redakteure Herstellung IT Marketing

Zudem übermitteln wir, soweit dies erforderlich ist, die Daten an externe Stellen. Dazu gehören unsere technischen Dienstleister, aber auch:

• Freiberufliche Mitarbeiter von Redaktionen
• Herausgeber
• Wissenschaftliche Berater (Kuratorium, Beirat)
• Tochterunternehmen von De Gruyter

IV. Übermittlungen in ein Drittland

Es finden Übermittlungen in die Vereinigten Staaten von Amerika statt. Maßgeblich übermitteln wir Daten an unsere Tochterfirma De Gruyter Inc. in den USA.

V. Speicherdauer

Die folgenden Daten werden für die Laufzeit des zugrundeliegenden Vertrags und nach dessen Ende für eine Dauer von 11 Jahren und 6 Monaten gespeichert:

• Name
• Postalische Adresse
• Telefonnummer
• Fax
• E-Mail-Adresse
• Bankdaten
• Buchhalterische Informationen
• Mahnstufen

Die folgenden Daten werden für die Laufzeit des zugrundeliegenden Vertrags und nach dessen Ende für eine Dauer von 4 Jahren und 6 Monaten gespeichert:

• Liefersperren

G. Peer Review

Zur Qualitätssicherung nutzen wir das in der Wissenschaft allgemein anerkannte Verfahren des Peer Review für die meisten unserer Buch- und Journalpublikationen.

I. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten von Ihnen die folgenden Daten:

• Manuskript
• Name

II. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitungen

Diese Daten verwenden wir für die Qualitätssicherung einer Publikation. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in Art. 6 Abs. 1 lit.b) DS-GVO. Oft wird das Peer Review durchgeführt, bevor ein Verlagsvertrag geschlossen wird, um die bestmögliche Qualität unserer Beiträge zu gewährleisten. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in Art. 6 Abs. 1 f) DSG-VO. In dem genannten Zweck findet sich auch zugleich unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.

III. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden zum Zweck des Peer Review an externe Gutachter übermittelt.

IV. Übermittlungen in ein Drittland

Es werden Daten auch an Gutachter außerhalb der EU übermittelt. Diese Übermittlung ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Publikation auch internationalen Qualitätsstandards entspricht.

H. Marketingaktivitäten

Als Autor wollen wir Sie natürlich sehr gerne über unsere Produkte, Dienstleistungen und Angebot auf dem Laufenden halten. Zu diesem Zweck bieten wir Ihnen die Möglichkeit von uns Marketingmailings zu erhalten.

I. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten von Ihnen die folgenden Daten:

• Name
• Postalische Adresse
• Telefonnummer
• Fax
• E-Mail-Adresse
• Werbestopp
• Jobtitel
• Firmenzugehörigkeit
• Affiliation
• Fachbereichszugehörigkeit
• Sprache
• Anrede
• Nutzungshistorie (Mail geklickt, geöffnet oder nicht)

II. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitungen

Wir verarbeiten Ihre Daten um Ihnen Informationen zu Produkten, Geschäftsmodellen und Verlagsthemen zukommen zu lassen. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in Art. 6 Abs. 1 lit. a) und Art. 95 DS-GVO i.V.m. § 7 Abs. 2 Nr. 3, Abs. 3 UWG und Art. 6 Abs. 1 lit. f) und Art. 95 DS-GVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG. Unser berechtigtes Interesse hierbei ist es, Direktwerbung zu betreiben.

III. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden von den folgenden Abteilungen innerhalb von De Gruyter verarbeitet:

• Abteilung Marketing
• Abteilung Vertrieb

IV. Übermittlungen in ein Drittland

Es finden Übermittlungen in die folgenden Drittländer statt:

• Vereinigte Staaten von Amerika
• Schweiz

Die Schweiz hat ein von der EU Kommission als angemessenem anerkanntes Datenschutzniveau. Es finden Übermittlungen in die Vereinigten Staaten von Amerika statt. Maßgeblich übermitteln wir Daten an unsere Tochterfirma De Gruyter Inc. in den USA.

V. Speicherdauer

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, werden Ihre Daten gespeichert, solange Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen haben. Im Falle eines Widerrufs werden die Werbesendungen an Sie natürlich sofort eingestellt, die Daten aber erst verzögert, spätestens nach 6 Monaten gelöscht.

Bei Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses werden Ihre Daten nach 5 Jahren und 6 Monaten gelöscht, soweit Sie nicht der Verarbeitung widersprechen. In diesem Fall werden die Werbesendungen an Sie natürlich sofort eingestellt, die Daten aber erst verzögert, spätestens nach 6 Monaten gelöscht.

I. Betroffenenrechte

Die Datenschutz-Grundverordnung garantiert Ihnen gewisse Rechte, die Sie uns gegenüber – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – geltend machen können.

• Art. 15 DS-GVO – Auskunftsrecht der betroffenen Person: Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und wenn ja, welche dies sind sowie die näheren Umstände der Datenverarbeitung.
• Art. 16 DS-GVO – Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Dabei haben Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
• Art. 17 DS-GVO – Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden.
• Art. 18 DS-GVO – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
• Art. 20 DS-GVO – Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, im Falle der Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrags, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln oder die Daten direkt an den anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen, soweit dies technisch machbar ist.
• Art. 21 DS-GVO – Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund eines berechtigten Interesses unsererseits oder zur Wahrung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich ist, oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, Widerspruch einzulegen.
  Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
• Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG – Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt.

Wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Alle Datenverarbeitungen die wir bis zu Ihrem Widerruf vorgenommen haben, bleiben in diesem Fall rechtmäßig. Zu diesem Zweck können Sie uns eine Nachricht an datenschutz@degruyter.com schicken.

J. Gesetzliche und vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Sie sind zu keiner Zeit verpflichtet, uns Daten mitzuteilen. Wenn Sie uns Ihre oben aufgelisteten Daten für die jeweilige Verarbeitung nicht zur Verfügung stellen, sind wir allerdings nicht in der Lage, mit Ihnen einen Vertrag zu schließen oder, sofern er schon geschlossen ist, diesen zu erfüllen. Im Falle von Kudos, sind wir ohne Ihre Daten nicht in der Lage, Ihnen diesen Service zu vermitteln. Sollten Sie uns Ihre Daten nicht für das Direktmarketing zur Verfügung stellen, können wir Sie nicht mehr über unsere Produkte, Dienstleistungen und Verlagsthemen informieren.

K. Automatisierte Entscheidungsfindung inkl. Profiling

Wir verwenden keine automatisierten Entscheidungsfindungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkungen entfaltet oder Sie beeinträchtigt.

Stand: March 2021